DIALEKSIS.COM | Lhokseumawe - Tranformasi birokrasi memiliki peran sangat penting dalam menghadapi perubahan global saat ini. Dalam satu dasawarsa, reformasi birokrasi di Indonesia telah mengalami perubahan yang sangat signifikan. Tata kelola pemerintahan telah mengalami perkembangan ke arah positif. Pembenahan demi pembenahan dilakukan pemerintah pada berbagai sektor, salah satunya adalah pada sektor pelayanan birokrasi berbasis teknologi atau dikenal degan era digitalisasi birokrasi.

Menyahuti hal tersebut, Komisi Independen Pemilihan (KIP) Kota Lhokseumawe meluncurkan aplikasi Arsip Elektronik (E-Arsip) Versi 4.0 sejak Januari 2021. Peluncuran aplikasi ini dihadiri para kasubbag dan staf di jajaran KIP Kota Lhokseumawe.

Arsip Elektronik sendiri adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. Aplikasi E-Arsip ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Based Programming.

Adapun dasar hukum pembuatan aplikasi E-Arsip mengacu pada Undang – Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik.

Sekretaris KIP Lhokseumawe, T Joan Virgiansyah, S.STP., MSP, mengatakan pihaknya mengembangkan aplikasi E-ARSIP ini dalam rangka menjamin peningkatan fungsi kontrol terhadap birokrasi di KIP Kota Lhokseumawe. Selain itu kehadiran aplikasi digital dalam mendukung kinerja birokrasi merupakan sebuah keniscayaan di era reformasi birokrasi saat ini.

“Dengan implementasi ini diharapkan KIP Kota Lhokseumawe dapat menggunakan aplikasi E-Arsip agar pengelolaan arsip elektronik yang tercipta secara masif pada sebelum dan yang akan datang dapat dikelola dengan baik dan tertib. Semoga dengan kehadiran E-Arsip ini dapat menjadi lompatan besar bagi KPU khususnya dalam rangka mewujudkan e-Government dan penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik,” jelas Joan.

Programer Aplikasi E-Arsip, Razali, yang juga merupakan ASN KIP Kota Lhokseumawe, mengatakan kehadiran aplikasi ini diyakini mampu menciptakan revolusi dalam hal arsip birokrasi. Dalam metode pengarsipan konvesional, sulit menemukan sebuah arsip yang disimpan dalam ruang arsip, karena diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya serta penyimpanan yang tidak terstruktur.

“Berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan untuk ditemukan kembali arsip semudah menginput kode arsip. Sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer. Selain itu juga memperkecil kemungkinan kehancuran data, Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang kita miliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran” pungkas Razali. [ASY]