DIALEKSIS.COM | Banda Aceh - Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan UIN Ar-Raniry, Nurhayati Ali Hasan, M.LIS menyatakan prihatin terhadap kejadian hilangnya 10 ton arsip negara milik Badan Pengelola Keuangan Kabupaten (BPKK) Aceh Jaya beberapa hari lalu. 

Menurut Nurhayati, dengan adanya kejadian tersebut menunjukkan banyak instansi yang menyepelekan dan tidak serius dalam urusan kearsipan.

“Padahal arsip itu sangat penting. Misalnya khusus di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu yang dibutuhkan sebagai sumber data adalah arsip karena sebagai bukti dari suatu kegiatan, seperti untuk pengambilan keputusan,” kata Nurhayati kepada Dialeksis.com, Jumat (3/6/2022). 

Contoh, lanjutnya, di perpustakaan pemberlakuan sanksi diberlakukan jika berdasarkan bukti peminjaman yang terlambat atau alasan yang sudah ditentukan. 

Begitu pun transaksi keuangan perlu dilengkapi dengan tanda bukti kuitansi, laporan keuangan atau bahkan surat perjanjian. 

“Karena transaksi dan kegiatan manusia sekarang tidak cukup hanya didasari saling percaya dan juga keterbatasan daya ingat manusia,” ucapnya. 

Untuk itu, kata dia, arsip perlu diolah atau disimpan baik secara manual maupun menggunakan aplikasi/komputer. 

Ia menjelaskan, secara umum arsip memiliki 2 fungsi. Satu, arsip dinamis (record) yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor baik pemerintah, swasta juga lembaga atau organisasi karena masih diperlukan.  

“Arsip dinamis ini dipergunakan langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan kegiatan tertentu. Sehingga arsip ini sangat penting,” jelasnya. 

Dua, arsip statis (archieve) yaitu disimpan di arsip nasional. 

Menurutnya, pemerintah perlu membenahi manajemen kearsipan. Arsiparis atau pegawai kearsipan itu harus berfungsi bagaimana seharusnya atau yang sesuai tupoksinya.

“Kalau memang tidak ada arsiparis, berarti rekrutmen arsiparis menjadi keniscayaan agar arsip dikelola dengan baik, benar dan aman sehingga bisa didapatkan dengan mudah pada saat diperlukan,” terangnya. 

Menurutnya, manajemen arsip yang efektif adalah yang memisahkan antara arsip yang perlu disimpan mana yang tidak. 

Selain itu, jadwal retensi arsip juga perlu dibuat. Cara terbaik penyimpanan arsip adalah berupa paper base atau komputer base. 

“Diperlukan ketersediaan tempat atau ruang penyimpanan, upayakan pula cara agar arsip selamat dari kerusakan, hilang atau bahkan akses dari orang yang tidak punya otoritas untuk mengaksesnya,” jelasnya lagi. 

Tak hanya itu, diperlukan juga prosedur pemindahan arsip dan prosedur untuk pemusnahannya. [NOR]