RSIA Aceh memusnahkan arsip rekam medis, Senin (18/10/2021), di Desa Reukih Dayah, Kecamatan Aceh Besar yang turut dihadiri oleh Direktur RSIA dr. Munawar Sp.OG(K), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, pihak inspektorat dan biro hukum yang bertindak sebagai saksi. Pemusnahan Arsip yang dilakukan oleh RSIA merupakan hasil pendampingan yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. [Foto: DPKA]

DIALEKSIS.COM | Banda Aceh - Seiring bertambahnya kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi, arsip sebagai rekaman informasi kegiatan juga akan terus bertambah volumenya. Semakin besar tugas pokok dan fungsi instansi, maka juga akan semakin banyak kegiatan yang dilakukan yang akan menciptakan semakin banyak arsip pula. 

Tingkat pertumbuhan arsip di instansi membawa konsekuensi terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya, serta layanan arsip itu sendiri.

Semakin banyak arsip yang harus dikelola, maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Selain itu, jumlah arsip juga akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip, sehingga akses layanan arsip kepada masyarakat menjadi tidak optimal.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (DPKA), Dr. Edi Yandra, STP, MSP mengatakan, untuk menghindari terjadinya pemborosan dalam pengelolaan arsip, sesuai amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan berikut peraturan pelaksanaannya yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 serta Qanun Aceh Nomor 6 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan pemusnahan arsip.

“Untuk itu perlu dilakukan penyusutan yang salah satunya adalah dengan melakukan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, sehingga terjadi pengurangan volume arsip. Hal tersebut telah dilaksanakan oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA),” ujar Kepala DPKA, Dr. Edi Yandra, STP, MSP, Minggu (24/10/2021).

Pada saat arsip berkurang penggunaannya, maka arsip tersebut menjadi Arsip Inaktif yang harus dipindahkan ke unit kearsipan. Arsip yang tidak memiliki nilai guna primer dan sekunder dan telah habis masa retensi/simpan, maka Arsip Inaktif tersebut akan dimusnahkan.

"Arsip yang bernilai guna akan diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh sebagai lembaga kearsipan untuk disimpan di Depot arsip," tambahnya.

RSIA Aceh memusnahkan arsip rekam medis rawat jalan dan arsip rekam medis rawat inap, dimana pemusnahan dilakukan pada Senin (18/10/2021), di Desa Reukih Dayah, Kecamatan Aceh Besar yang turut dihadiri oleh Direktur RSIA dr. Munawar Sp.OG(K), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, pihak inspektorat dan biro hukum yang bertindak sebagai saksi. 

Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh RSIA merupakan hasil pendampingan yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh.

Dr. Edi Yandra, STP, MSP berharap kegiatan pemusnahan tersebut dapat diikuti oleh Satuan Kerja Perangkat Aceh (SKPA) yang lain agar tertib arsip dapat terlaksana di Pemerintah Aceh.

Dalam pertemuan sebelumnya dengan seluruh kepala SKPA, Sekda Aceh Taqwallah menyatakan masih banyak dokumen/arsip pada SKPA tidak tertata dan tidak tersimpan dengan baik sesuai kaedah tertib arsip, bahkan cenderung amburadul/berantakan.

“Ini sangat mengganggu Program BEREH (Bersih, Rapih, Estetis dan Hijau) Pemerintah Aceh. Untuk itu diminta kepada seluruh Kepala SKPA agar segera menuntaskan PR besar ini," ujar Taqwallah saat itu. [rls]